Je kent het wel: een projectteam start met goede moed een innovatieproject. De resultaten zijn fantastisch, de gebruikers zijn enthousiast en de eerste pilot is een succes. Maar dan komt het moment: de pilot moet worden opgeschaald naar de reguliere organisatie of naar nieuwe regio's. En dan loopt het vast. Hoe kan dat? 

In de praktijk zien we steeds weer dezelfde hardnekkige valkuilen terug: wij noemen deze valkuilen ‘bad habits’. In deze blog lichten we de drie meest voorkomende bad habits uit en laten we zien hoe je ze doorbreekt met ons pragmatisch overzicht opschalen (bestaande uit 4 stappen).

De "Ctrl C, Ctrl V fout", de "pilot paradox" en “bouwen in de bubbel” 

Veel organisaties gaan er ten eerste vanuit dat schalen simpelweg Ctrl C, Ctrl V is. Wat voor wijk A, afdeling B of doelgroep C werkte, zal elders ook wel werken. Fout. Elke nieuwe context vraagt om aanpassingen, en een succes blind knippen en plakken leidt bijna altijd tot mislukking. Daarnaast zien we continu de pilot paradox: kleine proeftuinen zijn fantastisch en iedereen is enthousiast, maar het lukt nooit om die tijdelijke experimenten om te zetten naar het reguliere, dagelijkse werk. Zoals onze collega Bart in zijn blog al schreef, is schalen buiten die veilige proeftuin vaak eng en stuit je ineens op de harde realiteit. Het vraagt daarom niet alleen om een strak plan, maar vooral om heel veel durf: de durf vertrouwde processen uit te dagen en door de bureaucratie heen te breken. Tot slot bouwen veel teams in hun eigen bubbel. Ze maken opschaalplannen veilig achter hun bureau zonder ze continu in de echte wereld te toetsen, waardoor de innovatie bij de grote uitrol totaal niet meer aansluit bij wat de werkvloer of de gebruiker echt nodig heeft. 

Om dit lastige schalen in de greep te krijgen komen er steeds meer 'schaal-tools' beschikbaar. Die losse tools zijn waardevol, begrijp me niet verkeerd. Maar met slechts enkele puzzelstukken leg je de hele puzzel niet. Eén tool dekt de complexiteit van schalen simpelweg niet.   

We zien dat een pragmatisch overzicht om op te schalen nog ontbreekt. Dat is niet gek: opschalen is extreem complex: het raakt aan veel aspecten. Daarom ontwikkelden wij, gebaseerd op praktijkervaring en onderzoek, een pragmatisch overzicht opschalen. In de rest van deze blog nemen we je mee in de vier stappen van dit overzicht. 

Stap 1: de schaalpotentie reality check 

Voordat je tijd en energie steekt in het opschalen van een succesvolle pilot, is het eerst tijd voor de reality check: leent deze oplossing zich wel voor (verdere) opschaling of is het een specifiek lokaal knutselwerkje? Soms werkt een oplossing perfect in de proeftuin omdat het probleem buiten deze proeftuin niet bestaat of niet genoeg is afgestemd op de omgeving buiten de bubbel. Probeer je zoiets op te schalen, dan loop je vast. 

Test daarom eerst of jouw oplossing ook potentie heeft om ook op andere plekken te werken. PONT heeft hier al een mooi en praktisch template voor gemaakt. 

Stap 2: hoe ver staat het ermee? 

Is de potentie er? Dan is de volgende vraag hoe ver het met de oplossing staat. Voordat je echte stappen kan zetten met schalen, moet je over een aantal cruciale basisvragen hebben nagedacht. Dit hoeft nog niet tot achter de komma te zijn uitgewerkt, maar je moet wel checken of je fundament stevig genoeg is om überhaupt te kunnen schalen. Om niet blind te gaan schalen, hebben wij hiervoor een praktische checklist ontwikkeld.  

Zo moet je jezelf eerlijk afvragen of je belangrijkste assumpties al in de echte wereld zijn gevalideerd, of dat je nog op onderbuikgevoel bouwt. Ook is het cruciaal dat er al is nagedacht over de juiste partners en hoe je jouw doelgroep gaat bereiken. En is er al enig zicht op de financiën en een businessmodel? Pas als je op dit soort basisvragen 'ja' kunt zeggen, ben je klaar voor het uitwerken van je schaalstrategie. 

Stap 3: niet enkel dromen, maar korte termijn doen  

Wanneer organisaties willen schalen, wordt er vaak direct gepraat over de toekomst en vergezichten, terwijl niemand concreet kan benoemen wat nú de bedoeling is. In de toekomst is de oplossing af. De toekomst voelt daarmee veilig en perfect (en nog lekker ver weg). Voor de korte termijn geldt dat niet. 

Wat helpt voor de korte termijn is onze Workshop opschaling (zie 'Innovatie Management’ projecten) om de schaalstrategie te bepalen. In een gestructureerde workshop werk je samen toe naar een heldere route om gericht verder op te schalen.  

Omdat opschalen voor elke innovatie iets anders betekent, bepaal je tijdens de workshop eerst je concrete schaalrichting: ga je voor uitrol binnen de eigen organisatie of toch verspreiding naar andere organisaties (zie ook de vier schaalrichtingen van de Rijksinnovatie Community)? Zodra die koers helder is, pel je de oplossing verder af aan de hand van allerlei kritische vragen. Zo ontstaat een heldere korte termijn route om gericht verder op te schalen. 

Stap 4: en nu verder dromen 

Nu de korte termijn staat, is het tijd voor de stip op de horizon. Waar moet deze oplossing over drie tot vijf jaar staan? Door samen een gedeeld droombeeld te ontwikkelen, creëer je draagvlak en zorg je dat de neuzen dezelfde kant op staan. Let wel: ook dit werkt alleen met perspectieven buiten de bubbel. 

Vervolgens leg je die stip op de horizon naast de resultaten van je Workshop opschaling (de korte termijn). De ‘Gap analyse’ die je dan doet, is letterlijk het in kaart brengen van het gat tussen de korte en lange termijn. Zo onstaat ook de lange termijn route om gericht verder op te schalen.

Kan ik na dit pragmatische vier stappenplan succesvol opschalen?

Opschalen is geen invuloefening. Wij hebben allerlei tools om te helpen met opschaling, maar alle prachtige tools werken pas echt als er een team achter zit met het juiste lef, een kritische mindset en de bereidheid om continu samen te werken en uit de eigen bubbel te stappen. 

In de loop der jaren hebben wij veel ervaring opgedaan met het begeleiden van dit complexe proces. Die inzichten en geleerde lessen delen we graag, want hoe lastig schalen ook blijft, je hoeft het wiel niet alleen uit te vinden.