Oplossingen voor hergebruik van groepsinformatie

Hoofdplaat Groepen

Deze blog verhaalt over het onderzoek naar hergebruik van groepsinformatie dat wij in opdracht van SURFnet hebben verricht. 

Het aanmaken en beheren van groepen is een belangrijk aspect voor onderwijsinstellingen; er wordt binnen het onderwijs en onderzoek veel samengewerkt in groepsverband. Dit vraagt om een flexibele ICT-oplossing, waar verschillende beheerders van groepen mee kunnen werken. Onderwijsondersteuners zijn bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het groeperen van studenten naar studierichtingen, klassen en projecten (semi-formele groepen). Maar binnen een klas zelf wordt vaak samengewerkt binnen projectgroepen, die maar kort hoeven te bestaan (ad-hoc groepen). Dergelijke groepen worden dan gebruikt door tal van toepassingen zoals het inroosteren van klassen, het afnemen van examens of het verlenen van toegang tot applicaties. Hier begint een deel van de problemen rondom groepsmanagement: hergebruik van groepen door verschillende applicaties is lastig te realiseren. Afgelopen jaar heeft SURFnet meerdere activiteiten ondernomen beter inzicht te krijgen in de wensen van de instellingen en de rol die SURFnet hier zou kunnen vullen.

Analyse bij instellingen

Regelmatig moeten dezelfde groepen handmatig in applicaties worden ingevoerd door verschillende procesbeheerders zoals roosteraars, docenten en zelfs studenten. Bovendien moet, zodra iemand de groep verlaat of toetreedt, op verschillende plaatsen een update worden doorgevoerd. Dit veroorzaakt bij veel instellingen ergernis omdat het arbeidsintensief en een bron van fouten is. Oplossingen voor efficiënt groepsmanagement zijn daarom gewenst en dat geven verschillende instellingen zelf ook aan (zie figuur hieronder, n=30).

statistiek instelling

Oorzaken problemen groepsmanagement

De huidige problemen bij de instellingen rondom groepsmanagement ontstaan door een aantal oorzaken, zo blijkt uit gesprekken met instellingen. Ten eerste zijn de bestaande groepscontexten in bronsystemen als SIS en HR zijn niet direct toepasbaar voor onderwijsprocessen. Ze zijn te statisch en te grofstoffelijk, en worden vaak voor heel andere doeleinden gebruikt, zoals studievoortgang en verwerking van salarissen. Voor onderwijsprocessen zijn andere, meer semi-formele of zelfs ad-hoc groepen vereist, die vaak bestaan uit dwarsdoorsnedes van SIS- en HR-groepen. Denk bijvoorbeeld aan een klas met een leraar uit het HR-systeem en studenten uit het SIS. Of een projectgroep bestaande uit leraren en studenten van verschillende instellingen. Relatief kleine en dynamische groepen dus, die typisch niet door de IT-beheerder gemanaged moeten worden, maar door de leraar of student zelf.

Een andere oorzaak betreft de intrinsieke complexiteit van groepsmanagement: er zijn heel veel groepen, groepen bestaan vaak weer uit subgroepen of worden gevormd uit subgroepen, groepsinformatie wordt voor verschillende doeleinden gebruikt zoals onderwijsvoorbereiding, onderwijsuitvoering, roosteren van klassen, toetsing, begeleiding, inschrijving, communicatie en autorisatie, binnen een groep zijn er vaak verschillende rollen en regelmatig participeren leden van buiten de instelling in de groep. Het managen van groepen is dus niet triviaal en vereist de nodige, in de organisatie van de instelling geïntegreerde processen en procedures, evenals ondersteuning door middel van geschikte groepsmanagement tooling. Met name dat laatste ontbreekt bij veel instellingen.

Tot slot vormt de heterogeniteit van het applicatielandschap een andere belemmering voor het hergebruik van groepen. Sommige applicaties kunnen niet overweg met externe groepsinformatie of implementeren dit op hun eigen manier. Hier moeten gebruikers de groepen op verschillende plekken beheren, wat extra werk betekend voor een gebruiker en er kunnen alsnog makkelijk fouten gemaakt worden.

Oplossingen

Om het probleem van groepsmanagement aan te pakken zijn twee aspecten belangrijk:

  1. Centraliseren van groepsmanagement binnen de instelling zodat er een duidelijk overzicht ontstaat van alle groepen binnen een instelling, er efficiënter beheer op kan plaatsvinden door verschillende groepseigenaren en hergebruik van groepen mogelijk wordt.
  2. Stimuleren van hergebruik van groepsinformatie uit de centrale groepsmanagementdienst door verschillende applicaties. Standaardisatie van groepsinformatie is noodzakelijk om hergebruik mogelijk te maken.

Het binnen de instelling centraliseren van groepsmanagement is primair de verantwoordelijkheid van de instelling. De beste oplossing hiervoor is het inrichten van een eigen groepsmanagementdienst. Deze dienst moet een voorziening bieden voor het aanmaken en beheren van semi-formele en ad-hoc groepen, zodat ook medewerkers buiten de IT-servicedesk groepen kunnen beheren en verschillende eigenaren van groepen het beheer ervan kunnen doen.

Dankzij een centrale groepsmanagementdienst hebben verschillende applicaties binnen en buiten het domein van de instelling (bijvoorbeeld applicaties die gekoppeld zijn via SURFconext) één plek waar zij groepsinformatie kunnen ophalen. Dit zou bijvoorbeeld via het VOOT-protocol kunnen, of via SAML (door groepsinformatie op te nemen in een attribuut of via een SAML Attribute Query).
De architectuur van deze oplossing is hieronder geschetst.

oplossing architectuur

Ten aanzien van het stimuleren van hergebruik van groepsinformatie door (gefedereerde) applicaties is een aantal maatregelen vereist. Ten eerste is standaardisatie van groepsinformatie noodzakelijk. Op dit moment heeft iedere instelling zijn eigen oplossing. Deze verschillen per proces en applicatie en komen herbruikbaarheid niet ten goede. Richtlijnen voor naamgevingsconventies van groepen zijn gewenst. Ook het kunnen scopen van groepen is nodig om ervoor te kunnen zorgen dat alleen de juiste groepsinformatie wordt uitgewisseld met de dienstaanbieder. Deze hoeft bijvoorbeeld niet te altijd te weten in welke andere groepen de gebruiker participeert

Daarnaast zal er bij dienstaanbieders bereidheid moeten komen om (her)gebruik te gaan maken van externe groepsinformatie. Uit gesprekken met verschillende dienstaanbieders van ELO’s blijkt dat zij vaak al wel de mogelijkheid bieden om groepen te importeren of te exporteren. Echter, de oplossingen hiervoor zijn niet uniform en vereisen vaak maatwerk.

Dit is een cross-post van de blog op de SURFnet website. Het rapport is hier te vinden. En als u meer wilt weten over het onderwerp, schroom dan niet om contact met ons op te nemen.

Bob Hulsebosch & Arnout van Velzen

Leave a Reply