Koers2020 of <organisatienaam>2025 hebt u net als ik vast al veel langs zien komen. Vergelijkbaar zijn de gemeentelijke collegeprogramma’s met inspirerende titels zoals ‘Een nieuwe lente en een nieuw geluid’(Amsterdam) ‘Nieuwe energie voor Rotterdam’ of bijvoorbeeld ‘De Kracht van Samen’ (Leeuwarden). Met 20 à 30 pagina’s over stuk voor stuk lovenswaardige doelen, zoals ‘ruimte voor iedereen in een groeiende stad’, ‘duurzaam, energiezuinig met een betere luchtkwaliteit’ of ‘economische structuur en de concurrentiekracht van het bedrijfsleven versterken’. Die doelen moeten aan het einde van de collegeperiode natuurlijk gerealiseerd zijn, maar hebben geen samenhang en worden los van elkaar toegelicht. Daarbij een veelheid van activiteiten voor de korte termijn die al zijn ingezet zodat de mouwen kunnen worden opgestroopt – want daar zijn we van.

Denkt u, net als ik, tijdens het lezen van dergelijke plannen “Ja, logisch. Goed idee! Direct doen”. Achteraf vraag ik me (net als u waarschijnlijk) toch af of het de juiste activiteiten zijn om de doelen te bereiken en de beoogde impact te realiseren. Is dit niet erg korte termijn gedacht?  Dat is toch jammer van de energie van schrijvers en lezers.

Kunnen we de korte termijn acties integraal verbinden aan lange termijn impact?

Natuurlijk is het antwoord “Ja!”. Maar hoe dan? Nu komt ontwikkelingssamenwerking (OS - departement van het Ministerie van Buitenlandse Zaken) om de hoek kijken. Die zet in op de ‘Theory of Change’ en doet precies dat: acties koppelen aan lange termijn doelen. Ik licht het toe.

De kern van de Theory of Change voor OS is dat je aannemelijk moet maken volgens welke oorzaak-gevolg logica jouw uitstekende projectidee bijdraagt aan de beoogde impact voor een bepaalde missie.

ToC.png

Theory-of-Change: routekaart voor het bereiken van impact

De kern van de Theory of Change voor OS is dat je aannemelijk moet maken volgens welke oorzaak-gevolg logica jouw uitstekende projectidee bijdraagt aan de beoogde impact voor een bepaalde missie.

Een voorbeeld, laten we zeggen een project in een bepaald gebied dat bijdraagt aan ‘No Hunger’ - de tweede van de 17 VN Sustainable Development Goals. Dat logische verhaal is natuurlijk gebaseerd op de behoeften en belangen van projectorganisaties, NGO’s, de lokale overheden en bevolking. Zij kennen de lokale situatie en weten wat daar wel en niet zal werken. Het verhaal – de Theory-of-Change (ToC) - wordt concreet gemaakt en gevisualiseerd weergegeven, zodat alle stakeholders letterlijk hetzelfde beeld krijgen, erop kunnen ‘schieten’ en het steviger, realistischer, haalbaarder maken.

Analyse.png

Nadat het verhaal is aangevuld met smart KPI’s, inclusief baseline (hoe is het nu) en target (wat willen we bereiken), ontstaat een business case, waarmee budget voor de activiteiten kan worden aangevraagd. Ook ontstaat hiermee een kader voor de uitvoering van het project als ook het kader voor evaluatie van behaalde doelen.  De Theory-of-Change laat letterlijk zien: ‘Zo zou het veranderproces moeten werken’.

MEL – de succesfactor van ontwikkelingsprojecten

Monitoring & Evaluation and Learning is belangrijk voor het succes van een project: Waar staan we? Doen we nog steeds de juiste dingen? Wat hebben we geleerd? Moeten we onze Theory-of-Change aanpassen? Hier wat meer op inzetten of daar wat minder?

Juist omdat de wereld zo snel verandert bijvoorbeeld door innovaties, externe factoren en maatschappelijke prioriteiten, is het belangrijk dat het verhaal niet in beton gegoten, maar flexibel en eenvoudig aanpasbaar is. MEL is een bekend fenomeen in de wereld van ontwikkelingssamenwerking. De M en de E zorgen voor meer transparantie en het afleggen verantwoording. Monitoring draagt hierbij direct bij aan efficiency van de activiteiten, en Evaluatie legt de focus op effectiviteit, relevantie, efficiency en impact. Learning dient een breder doel dan het betreffende project of programma: daarbij staat het leren van de organisatie centraal. Het Ministerie heeft 15 indicatoren gedefinieerd die zijn opgenomen in de begroting voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

Agile navigeren In Nederland

ToC, aangevuld met MEL is een bewezen aanpak om doelen te specificeren in relatie tot projectactiviteiten en deze op een flexibele, effectieve en efficiëntie manier ook te kunnen realiseren. De toepassing is niet per se alleen geschikt voor ontwikkelingssamenwerking. Het is een generieke aanpak op strategisch niveau die zeer geschikt is voor projecten in het algemeen. Ook prima in combinatie met gestructureerde aanpakken zoals MSP en Prince2 (meer tactisch/operationeel). 

Ik ben Theory of Change toepassingen nog weinig tegengekomen bij Nederlandse bedrijven en (overheids-)instellingen. En dat is jammer omdat ik hier een grote toegevoegde waarde zie. Het helpt bestuurders bij het kiezen van de juiste initiatieven, vergroot transparantie en ondersteunt communicatie. Het komt ook tegemoet aan de terechte behoefte aan wendbaarheid. Juist bij de complexiteit en (veel) stakeholders helpt ToC resultaatgericht navigeren. Wel komen we enigszins vergelijkbare begrippen als benefit maps, batenkaarten en outcome mapping tegen, maar niet als strategisch navigatie-instrument. Hier een beknopt voorbeeld hoe ToC kan werken.

Voorbeeld ‘Enterprise Mobility’

Het project Enterprise Mobility gaat over introductie van flexwerken bij het fictieve bedrijf RemarK DR. Het project moet bijdragen aan duurzaamheid en de financiële gezondheid van RemarK DR. Bij de start werd ingezet op het beperken van het aantal apparaten per medewerker door het zakelijk gebruik van privé smartphones te stimuleren en te besparen op kantooroppervlakte door ook flexwerken te faciliteren. Door in gesprek te gaan met medewerkers werd de impact van het gebruik van privé apparatuur en flexibele werkplekken uitgewerkt. 

Enterprise-mobility.png

Medewerkers gaven aan dat de wifikwaliteit niet overal goed genoeg was en goede flexplekken vraagt meer dan alleen het invoeren van ‘clean-desk’ beleid: activiteit gebaseerde werkplekken. Deze input werd meegenomen in de ToC.

Na verloop van tijd bedacht een vestigingsmanager dat ook het verminderen van de reistijd tussen kantoren sterk zou kunnen bijdragen aan het beperken van autokilometers en daarmee aan CO2 uitstoot. Zo kwam video conferencing als optie in beeld en werd toegevoegd aan de ToC

Het is RemarK DR gelukt om de beste route te bepalen voor het bereiken van de twee doelen, ‘gewoon’ door het visualiseren van het oorspronkelijk plan met KPI’s, door de ingeschatte verbeteringen SMART te definiëren Door de KPI’s te monitoren en de voortgang periodiek te evalueren, is bijgestuurd, om de beoogde ambities nog beter te kunnen realiseren. Bovendien gaf dit de organisatie de mogelijkheid nieuwe inzichten op te nemen en daarmee het oorspronkelijke plan te verrijken. De Theory-of-Change gecombineerd met MEL is hierbij een krachtig navigatie instrumentarium om focus te houden op lange termijn doelen en de combinatie met de agile-behoefte van organisaties. Daarbij kunnen we op eigen bodem nog heel wat leren van ontwikkelingswerk.

Ik ga graag met u in gesprek over de mogelijkheden van ToC voor uw organisatie!