Onder de titel Applicatierationalisatie Werk heeft Gemeente Enschede samen met InnoValor gewerkt aan een nieuwe werkwijze voor de adviseurs Werk. Er is gekozen voor een efficiënt en effectief klantproces en werken vanuit één centraal systeem met koppelingen naar achterliggende systemen.
De redactie van Programmaraad Samen citeert “Niet sexy, wel erg nuttig”. Dat is ook de titel van het artikel op “Samen voor de klant” over applicatierationalisatie bij Werk & Inkomen van Gemeente Enschede waar InnoValor in 2017 en 2018 intensief bij betrokken was. In plaats van applicatierationalisatie hadden we het ook ‘de bezem erdoor’ of ‘het huis op orde’ kunnen noemen. Applicatierationalisatie suggereert dat de focus ligt op het opschonen van de administratieve systemen en dat doet het traject in Enschede echt te kort. Als je het ons nu zou vragen, dan hebben we het over de ‘informatiegestuurde gemeente’. Mensen, processen, informatiesystemen en informatie zijn op elkaar afgestemd en gericht op een efficiënt en effectief administratief proces met de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar. Zo kunnen medewerkers hun klantbeeld uit één systeem halen in plaats van vier en omgekeerd niet vier systemen hoeven bij te werken, maar één. Het eigen Excel lijstje om overzicht over je klantenbestand te houden is overbodig. Duidelijk, uniform, gestandaardiseerd werken. Het is even wennen, maar de vruchten worden nu geplukt door de medewerkers. Door eenduidig te registreren, ontstaat er ook betere sturingsinformatie en kan de energie daarheen waar het nodig is.
Best practices voor applicatierationalisatie
- Medewerkers van begin tot eind betrekken vanuit verschillende disciplines. Dit levert een gedragen resultaat.
- Externe expertise met gerichte kennis en extra handen om het werk te doen
- Projectmatig aansturing om de benodigde voortgang te bereiken
- Draagvlak creëren binnen de organisatie, dat wil zeggen: communicatie, communicatie, communicatie
- Betrokkenheid teamleiders en managers
- Projectleden als ambassadeurs “verkopen” de voordelen van de nieuwe werkwijze in eigen team.
Over het traject in Enschede schreef ik ongeveer een jaar geleden dat er inderdaad met minder administratieve systemen gewerkt zou gaan worden. Dat is gelukt. In Enschede wordt vanaf oktober 2018 gewerkt vanuit één centraal systeem, waarbij koppelingen zijn gemaakt met andere systemen. Zo kan er vanuit het centrale systeem een rapportage worden aangemaakt en worden documenten geplaatst in het zaaksysteem. Het centrale systeem geeft overzicht van de openstaande werkzaamheden. En inderdaad, er kon ook afscheid worden genomen van enkele systemen, waardoor de kosten van dit traject binnen 2 jaar worden terugverdiend. De werkprocessen zijn op de schop gegaan in overleg met de adviseurs Werk en de administratieve systemen sluiten nu naadloos aan.
In de figuur hieronder schetsen we de transitie. De paarse systemen blijven behouden, de licht-paarse systemen staan meer op de achtergrond. Omdat het centrale systeem (SSD) een volledig klantbeeld geeft wordt het Sonar-systeem van UWV alleen voor de bijstandsgerechtigden gebruikt die morgen aan het werk kunnen. Systemen met een rood kruis zijn niet meer nodig. Er loopt nu een pilot met CV.nl om werkzoekenden te ondersteunen bij het opstellen van een nette CV om de kans op werk te vergroten. Alle documenten worden gearchiveerd in het zaaksysteem e-suite, dat tevens het digitale loket vormgeeft voor klanten.
