'12.27, donderdag 19 maart. Na een week van onzekerheid, discussies en improvisatie was het voorbereidingsteam klaar. Het draaiboek werd besproken, Zoom liep. Een laatste moment van stilte voor Marlies, Viivi, Karolina, Teemu en Wil. Je kon de spanning bijna voelen via het internet. "Er zijn al 17 mensen in de wachtkamer!" zei Viivi. Het was tijd om te beginnen. Met "Moi kaikki" opende Teemu de eerste volledig digitale communitybijeenkomst. Enkele minuten later waren meer dan 90 mensen virtueel aanwezig, van over de hele wereld. Meer dan we ooit in Amsterdam hadden kunnen verzamelen...'

Door de reis- en ontmoetingsbeperkingen die Covid-19 met zich meebracht konden we in Amsterdam niet face-to-face vergaderen. De plannen moesten veranderen, er was geen keuze! Op korte termijn besloten we onze inspanningen te richten op het realiseren van een online alternatief, voor wat een driedaagse offline conferentie zou zijn geweest. We hebben daarbij veel geleerd over online vergaderen en onze ervaring willen we graag delen. In de hoop anderen te inspireren door te laten zien dat online alternatieven mogelijk zijn en er geweldige resultaten behaald kunnen worden door op een digitale manier samen te komen!

Zeven lessen voor een geweldige online conferentie

We hebben een aantal lessen geleerd die iedereen kunnen helpen bij het realiseren van een geweldige bijeenkomst. Die gaan niet (alleen) over technologie. Natuurlijk is technologie belangrijk en er zijn veel goede oplossingen om uit te kiezen. In dit geval hebben we gebruik gemaakt van Zoom, want dat is de MyData infrastructuur, plus Slack voor de voorbereidende discussie en het bewerken van Google-documenten. De echte lessen liggen echter op andere gebieden.

1. Combineer kanalen in de voorbereiding

Als je fysiek de verbinding mist, moet je die digitaal zien terug te brengen, ook in de voorbereiding. Dit geldt zowel voor het team als voor de verbinding met het publiek. We gebruikten zowel synchrone als asynchrone kanalen om zowel intern als extern te communiceren. MyData.org (de community site), e-mail en Slack werden uitgebreid gebruikt om iedereen op de hoogte te houden van het programma, de veranderingen en de onzekerheden. Transparantie en consistentie in de boodschap over alle kanalen is essentieel.

2. Creëer een gedetailleerd draaiboek 

Zorg ervoor dat iedereen die betrokken is bij de hosting en presentatie van de conferentie weet wat er speelt. Sommige zaken zijn het zelfde als offline conferenties: Wie is de host? Zijn alle sprekers duidelijk en zijn ze op de hoogte? Wanneer krijgen mensen de kans om vragen te stellen? Andere rollen zijn specifiek voor een online conferentie, ook deze moeten vooraf goed worden gedefinieerd: iemand die zijn scherm deelt om de sheets te laten zien, een technisch operator en een speciale moderator voor de online chat, die bijvoorbeeld vragen verzamelt.

4. Zoek naar mogelijkheden voor interactie

Online bijeenkomsten zijn intensief. Het is moeilijk om mensen betrokken te houden. Creëer breakout mogelijkheden in de conferentie, bijvoorbeeld door samen te werken aan online documenten, zelfs in aparte groepen (Zoom heeft een grote functionaliteit om mensen in kleinere groepen te plaatsen en na een tijdje bij elkaar te brengen). Zorg er bovendien voor dat er momenten zijn waarop de deelnemers hun input kunnen geven. Stel een specifieke vraag en geef ze de kans om te spreken. En maak gebruik van online vragenlijsten zoals Mentimeter waar het past. 

5. Moderatie is van vitaal belang

In online bijeenkomsten is moderatie op zijn minst een dubbele rol. Iemand moet de sessie voorzitten en iemand anders moet de chat en vragen modereren en doorgeven. Vragen moeten vooral tekstueel worden gesteld tijdens gesprekken en kunnen worden verzameld. Soms kan het publiek elkaar helpen en zal het de vraag beantwoorden voordat deze naar een plenair niveau wordt gebracht. De moderator kan kiezen wat belangrijk is om met iedereen te delen.

6. Zorg voor voldoende korte pauzes 

Het is altijd een uitdaging om de aandacht van de mensen vast te houden. Zeker als ze vanuit huis werken, ingelogd zijn op hun eigen PC en de mogelijkheden voor interactie beperkt zijn. Er kan van alles aan de hand zijn in hun omgeving. Misschien hebben kinderen aandacht nodig of springt er een kat op hun bureau... Geef mensen de kans om voor zichzelf en andere taken te zorgen door veel korte pauzes in te plannen in de conferentie.

7. Gebruik humor

Ook al heb je je zo goed mogelijk voorbereid, sommige dingen gaan waarschijnlijk mis, dus je kunt net zo goed stoppen met je zorgen te maken! Mensen zullen per ongeluk worden gemute of de volgende presentator is misschien niet bekend met het gebruik van de techniek en verknoeit het. Positiviteit en een grapje hier en daar gaan een lange weg in het helpen van mensen om comfortabel te worden. Herinner iedereen er gewoon aan dat we allemaal leren om op een nieuwe manier te werken en je doet je best om tegemoet te komen aan de wensen van de mensen! Neem het niet te serieus!