Een kluwen van applicaties

Het gemeentelijke applicatielandschap is complex. Afdelingen gebruiken vaak verschillende oplossingen. Voor verschillende handelingen zijn er verschillende systemen; soms intern ontwikkeld, soms van externe dienstverleners en uitvoeringsorganisaties zoals UWV en SVB. Dat heeft te maken met gemeentelijke en gemeente overstijgende afspraken en ook met eisen die op nationaal aan administraties worden gesteld. Systemen zijn niet gekoppeld. Medewerkers creëren work-arounds om te zorgen dat alles wat nodig is wordt gedaan. Daarbovenop zijn er pilots met additionele functionaliteit, die weer vraagt om eigen aanpassingen en het applicatielandschap nog complexer maken. Een beeld van de ‘kluwen’ van applicaties staat in de figuur.

Deze complexiteit van processen en systemen zorgt voor knelpunten in de dagelijkse praktijk. Cliënten raken uit beeld, gegevens zijn niet actueel - of zelfs ontoegankelijk voor collega’s - en taken kunnen niet goed worden opgepakt. Daarnaast is het lastig om overzicht te houden welke gegevens waar en waarom worden verwerkt.

Applicatierationalisatie

Een eenduidig, uniform en logisch proces, zonder knelpunten is nodig. Daarvoor moeten keuzes worden gemaakt over wat wel en niet belangrijk is en keuzes over integrale inzet van systemen. Een proces waarop teamleiders kunnen sturen, dat recht doet aan de (boven)gemeentelijke afspraken en eisen en wensen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Het moet ervoor zorgen dat de medewerkers hun focus kunnen leggen op inhoudelijke dienstverlening. De administratieve component van hun werk moet effectief en zo efficiënt mogelijk wordt ingevuld en daarmee een kleiner tijdsbeslag nemen. Dit traject noemen wij applicatierationalisatie.

Applicatierationalisatie start vanuit een bestaande situatie, met bestaande structuren en afspraken. De focus ligt op de informatie die noodzakelijk is voor de dienstverlening – niet meer en uiteraard niet minder. Wij kijken goed naar systemen: welk doel dient het? Een aantal systemen zal duidelijk behouden moeten blijven. Kunnen andere systemen worden uitgefaseerd? Functionaliteit worden ondergebracht in een ander systeem? Kunnen systemen slim worden gekoppeld? Kan alvast een stap in de richting van Common Ground worden gezet?

Hoe werkt het?

Een applicatierationalisatie traject loopt als volgt. Allereerst een verkenning. Wat willen we realiseren? Voor welke uitdagingen staan we?  Wat moet er beter? Willen we zaakgericht gaan werken? Wat merkt de burger hiervan? Zorg dat je de scope scherp bewaakt, niet alle uitzonderingen en aanpalende zaken hoeven mee. Ondertussen wordt er een projectgroep samengesteld met inhoudelijk deskundigen, ICT beheer en bedrijfsbureau, wellicht nog aangevuld met andere personen die actief kunnen bijdragen. Zij worden de ambassadeurs voor de nieuwe werkwijze naar hun achterban/team. In de projectgroep worden de verbeterde en/of nieuwe (zaakgerichte) processen ontwikkeld. De implementatie is incrementeel – Agile – waarbij ontwikkelen en testen met gebruikers stapsgewijs zorgt voor vooruitgang volgens een proces dat past bij de verwachtingen en absorptievermogen van de organisatie. Een belangrijk element daarbij is een communicatieplan, zodat alle medewerkers tijdig worden meegenomen in de nieuwe werkwijze. Voordat de nieuwe werkwijze live gaat doen medewerkers mee aan een opleidingsprogramma om te oefenen met de nieuwe manier van werken. Ondertussen dient de technische migratie - de verhuizing van gegevens en functies naar doelsystemen - goed te worden voorbereid. Bij het live-gaan staat de projectgroep standby om de medewerkers op weg te helpen als dat nodig is en om problemen op te lossen.

Afdeling Werk in Enschede

Een voorbeeld van een applicatierationalisatie traject deed InnoValor samen met Gemeente Enschede. Het beeld hieronder vat de beginsituatie en het resultaat samen: van 13 naar 7 actieve systemen.

Oude situatie:

SSD: gemeentelijke administratie. Sonar: t.b.v. matching en afspraken met UWV. WBS: vacatures, regionale afspraken. Medewerkersportaal: registratie klantcontacten. Smart Documents: genereren van documenten. MyLex is een zoekmachine die beperkt wordt gebruikt. Rapportage Manager zet documenten door naar de back-office. Corsa is het archief. Mens Centraal: administratie van taken. Qmatic boekt ruimtes en met Outlook worden afspraken ingepland. Excel: persoonlijke of teamoverzichten en –lijsten. Competensys: loonwaardemetingen en pilot met profielen. Suwinet: raadpleging doelgroepenregister. Behalve Sonar en WBS ‘praten’ systemen niet met elkaar.

Nieuwe situatie:

SSSSD is het leidende systeem voor alle klantinformatie en werkbeheersing. Smart Documents is geïntegreerd en genereert een document met de juiste informatie. Sonar wordt alleen gevuld voor bemiddelbare werkzoekenden en in het kader van de banenverkenner. Medewerkersportaal wordt verruimd naar een digitaal loket en zaaksysteem. MyLex om te zoeken in archieven. Rapportage Manager en Mens Centraal uitgefaseerd. Corsa niet meer actief. Excel-lijsten niet meer nodig want kan uit systemen worden gehaald. Geïntegreerde boeking van afspraken met ruimte. WBS, Competensys en Suwinet: ongewijzigd. Hiermee is het aantal systemen teruggebracht van dertien naar zeven. 

Meer weten over de Enschede case of benieuwd of applicatierationalisatie voor u een passende aanpak is? Neem dan contact op met Henny de Vos of Ivar Ofman.